Probleemstelling

De associatie van twee naburige notariskantoren is vlot verlopen. De twee jonge vrouwelijke notarissen zien heel wat voordelen van het samenwerken zowel organisatorisch als strategisch. Ze delen samen een schitterende nieuwe locatie die tijdens het bouwproject heel wat van hun energie heeft gevraagd, ze hebben werktijden en taakverdeling geoptimaliseerd, ze hebben hun personeel overtuigd om mee in de verandering te stappen.

Ze delen bovendien een droom: ze willen op 3 jaar tijd groeien naar 1200 aktes waar ze er nu samen net geen 900 verlijden. Ze willen dat bovendien koppelen aan besparen op personeelskosten door synergiën te realiseren zonder aan serviceverlening in te boeten. Hun enthousiasme wat betreft hun gedeelde visie is groot.

Het lijkt een sprookje tot blijkt dat een van de twee al een paar maanden met vragen zit wat betreft de rechtstreekse samenwerking met haar collega. Bij het intake gesprek stellen we vast dat er een mechanisme van vermijdingsgedrag is gegroeid bij één van de twee notarissen. Haar collega is zich de ganse tijd niet bewust geweest van de spanningen. Onze expert ervaart beiden als zeer voorzichtig, bang om de relatie te schaden en de droom op de helling te zetten.

Actie

In deze situatie is het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met de vertrouwensband tussen beide notarissen. Dat betekent bijvoorbeeld dat er duidelijke afspraken komen over hoe er tussen ons als facilitator en de notarissen gecommuniceerd wordt. Transparantie is in deze context zeer belangrijk; mailverkeer wordt gedeeld, gesprekken worden samen gevoerd.
Als facilitator proberen we de eigenlijke oorzaak van het ontstane mechanisme boven water te krijgen. ACTitude gebruikt tools zoals het Thomas Kilmann instrument, Insights Discovery of MBTI als objectiverende lens om moeilijke dingen bespreekbaar te maken. Deze tools zijn louter instrumenteel, ze bieden een veilig referentiekader en een taal die bewust maakt, analyseert en het aanvaardingsproces faciliteert. Verschillen in denken, voelen en handelen worden waarderend bekeken en het proces om mogelijk beperkende overtuigingen te ontdekken en om te buigen naar rationele gedachten kan starten.
Op dat moment wordt er besloten om enkele individuele coachingssessies te plannen, waarna de notarissen mekaar verbindend feedback geven over wat zij met elkaar willen delen in het kader van een transparante samenwerking.

Resultaat

Het succes van deze aanpak wordt getoetst aan de hand van onder andere de polaroid scan. Deze quick scan toont aan dat het aanpakken van het facet Stijl een positieve impact heeft gehad ook op de meer smart processen; dankzij het bevorderen van de transparantie tonen beide notarissen meer leiderschap met lef en durven zij positief in confrontatie gaan met een snellere groei dan voorspeld als gevolg.