‘Urgente zaken zijn zelden belangrijk en belangrijke zaken zelden urgent’ – Dwight Eisenhower
Vooraleer Eisenhower president werd (1953 – 1961) was hij oa generaal van de geallieerden tijdens WO II. In die situatie moest hij vaak moeilijke beslissingen nemen, maar het was soms zelfs nog een grotere uitdaging om de keuze te maken welke prioriteit hij aan welke actie moest geven. Daarbij moest hij voortdurend rekening houden met de balans tussen effectiviteit (de juiste dingen doen) en efficiëntie (de dingen juist doen). Om zijn eigen activiteiten optimaal te plannen, ontwikkelde hij een matrixmodel dat bekend zou worden als de Eisenhower matrix, een evergreen in de timemanagement literatuur. Het model is gebaseerd op het onderscheid tussen dringend en belangrijk.
Vraag jij je ook wel eens af waar je je ‘presidentiële’ tijd aan besteedt? Stel je wel eens vast dat je de hele dag ‘druk, druk, druk’ bent geweest, maar je output dat niet bevestigt? Betrap je jezelf er soms op dat je je hebt laten afleiden door konijnen terwijl je gepland had om op de olifant te jagen? Hoog tijd om dan even te analyseren aan welke knoppen je kan draaien om meer impact te hebben op je planning. Daarbij gaat het in de eerste plaats om ‘de juiste dingen doen’, met andere woorden, die activiteiten die je lijnrecht naar het beoogde doel brengen. Als je die prioritair op het netvlies hebt, is het zaak om er zo efficiënt mogelijk mee om te gaan.
HOE GA JE TE WERK?
Lijst alle taken die je vandaag gepland hebt op een lijstje en probeer ze dan in bovenstaande kwadranten te plaatsen. Je zal merken dat door er gewoon al even bij stil te staan, je kritischer met je keuzes omgaat: NU doen? LATER doen? ZELF doen? NIET doen?
Ook de vraag MOET IK DIT NU DOEN is een eye-opener. De truc bestaat er uit dat je jezelf deze vraag 5 x stelt en daarbij de klemtoon telkens op een ander woord legt. Door die vragen te stellen geef je priori-tijd aan de juiste dingen.
MOET IK DIT NU DOEN?
Wordt er een actie gevraagd? Of is het eerder informatief? Moet er überhaupt iets gebeuren? Of ligt de oplossing eerder in het niet doen?
MOET IK DIT NU DOEN?
Ben ik de beste persoon om dit te doen? Kan iemand anders het misschien sneller, beter? Heeft iemand anders meer tijd? Kan ik de taak delegeren?
MOET IK DIT NU DOEN?
Is er ook een andere oplossing mogelijk? Is die alternatieve oplossing interessanter? In hoeverre draagt dit bij aan mijn doelstellingen?
MOET IK DIT NU DOEN?
Welke prioriteit heeft de taak dat het nu moet? Wat zou er gebeuren als ik dit later doe of misschien helemaal niet? Kan het even wachten?
MOET IK DIT NU DOEN?
Is dit dringend? Is het echt noodzakelijk dat het gebeurt?
Net als de Eisenhower matrix helpt het zinnetje ‘Moet ik dit nu doen’ je om bewuster met prioriteiten en tijd om te gaan. Ze bepalen waarom het SMART is om aan bepaalde acties of taken voorrang te geven. Belangrijkheid en urgentie zijn daarbij de kritieke succesfactoren.
Wil je kennismaken met ACTitude ? Contacteer ons voor een vrijblijvend gesprek.